Curso de Auxiliar de Congresos

El proceso de planificación y desarrollo de un congreso, independientemente de su magnitud, requiere que se tengan en cuenta y bajo control múltiples aspectos que incluyen, pero no se limitan a las cuestiones organizativas. De entre ellas, no debe dejarse de lado la relación con los participantes: para que tenga éxito es fundamental garantizar su satisfacción a título personal para cumplir los objetivos de imagen que se marque la organización del evento.

La figura del auxiliar de congresos, en este sentido, es esencial, pues es quien se encarga de acoger, orientar y asistir a los participantes en nombre de la organización del congreso. Así, entre las funciones del auxiliar de congresos se encuentran:

• La recepción de los participantes y el acompañamiento durante el congreso.
• La acreditación y registro de los participantes, así como la entrega de toda documentación que puedan necesitar durante el transcurso del evento.
• La asistencia a los participantes durante las ponencias.
• La solución de cualquier tipo de imprevisto asociado a sus funciones que se pueda dar en el congreso.

Con ello, para garantizar el cumplimiento de los objetivos del congreso a nivel de imagen, el auxiliar de eventos debe tener un conjunto específico de competencias profesionales. No solo debe estar al corriente de todas las cuestiones relacionadas con la organización y producción de congresos. Más allá de eso, debe ir un paso más allá y conocer el protocolo oficial y social; tener familiaridad con las precedencias y presidencias; y conocer las claves para usar banderas e himnos de forma correcta.

Este Curso de Auxiliar de Congresos ofrece a su alumnado competencias en todos esos ámbitos. Partiendo de una aproximación conceptual y práctica al ámbito de los congresos y su producción, el curso toma foco profundizando en los principales actores del congreso: desde el equipo de producción hasta los distintos comités y secretarías. Tras ello, se ahonda en el papel del auxiliar de congresos, sus funciones y competencias y la relevancia de su figura como artífice de la imagen del congreso.

Finalmente, para incidir en mayor medida en el desarrollo de las competencias necesarias para desempeñar el trabajo del auxiliar de congresos se tratará todo lo relacionado con la calidad en el servicio al cliente y las claves para la satisfacción del mismo, así como en las cuestiones relacionadas con el protocolo referidas anteriormente.

De este modo, al término de este curso el alumno contará con todas las competencias técnicas y personales necesarias para desempeñar la labor del auxiliar de congresos de forma óptima, contribuyendo de este modo al cumplimiento de los objetivos de imagen que la organización del evento haya marcado.

Al término de este curso el alumno:

• Conocerá las funciones y contará con las competencias técnicas necesarias para ejercer el papel de auxiliar de congresos.
• Estará familiarizado con la estructura y organización de los congresos.
• Sabrá actuar conforme al protocolo oficial y social en lo relacionado con los congresos.

Este curso no tiene requisitos de acceso pero es recomendable a cualquier profesional, independientemente del ámbito en el que trabaje, que tenga interés en ejercer las funciones de auxiliar de congresos o llevar su carrera profesional en esa dirección en el largo plazo.

1. Introducción al turismo de congresos y reuniones
   1. La evolución del turismo
   2. El fenómeno turístico y su incidencia económica, sociocultural y medioambiental
      1. Factores económicos
      2. Factores socioculturales
      3. Factores medioambientales
   3. El turismo de congresos, una alternativa en auge
      1. Características a cumplir por el destino turístico
   4. El turismo de negocios. MICE
      1. Características
   5. Tendencias: Innovación, sostenibilidad y experiencia del participante
   6. Los eventos como herramientas de relaciones públicas
2. Producción de eventos
   1. Introducción
   2. Áreas de responsabilidad
   3. Los distintos tipos de trabajo
   4. El briefing
   5. La creatividad
   6. Las nuevas tecnologías
   7. Los espacios y las etapas
3. El congreso
   1. Introducción
   2. Tipos de congreso
      1. Localización
      2. Espacios
      3. Etapas
4. Principales actores implicados en la organización de un congreso
   1. Los comités
      1. Comité organizador
      2. Comité de honor
      3. Comité científico
      4. Comité ejecutivo
      5. Comité local
   2. Las secretarías
      1. La secretaría general o técnica
      2. La secretaría científica
   3. Los ponentes
   4. Los congresistas
   5. Los patrocinadores y colaboradores
   6. Los organizadores profesionales
   7. El equipo de producción
5. El auxiliar de congresos y otros eventos
   1. El auxiliar de eventos
   2. Funciones del auxiliar de congresos
      1. Acreditación, registro y entrega de documentación
      2. Recepción y acompañamiento
      3. Asistencia durante las ponencias
   3. Competencias técnicas y personales necesarias
   4. El auxiliar de congresos como un artífice más de la imagen del congreso
      1. Imagen y etiqueta
6. La calidad del servicio
   1. Acercamiento al concepto de calidad
   2. Los distintos tipos de cliente
   3. Claves para la satisfacción del cliente
      1. La importancia de las habilidades comunicativas y sociales
      2. La atención de quejas y reclamaciones
7. El auxiliar de congresos como auxiliar del protocolo
   1. Nociones básicas sobre protocolo oficial y social
   2. Anfitriones, precedencias y presidencias
   3. Banderas, himnos y vexilología
   4. El protocolo en la organización de eventos