Curso de Organización de Eventos Virtuales

A causa de la pandemia de COVID-19, se han cancelado todo tipo de actividades multitudinarias y eventos físicos. Mientras que algunos eventos, como festivales o estrenos de cine, se han podido posponer para poder celebrarse en años venideros, otros deben adaptarse a las nuevas circunstancias y celebrarse de forma virtual.

De esta manera, en la "nueva normalidad" los eventos online se han vuelto prioritarios para todo tipo de empresas. No solo para las que se dedican a la organización de espectáculos, que encontrarán una oportunidad en los espectáculos en línea, sino para todas las empresas que deban reunir en un lugar a múltiples personas para alcanzar sus resultados económicos. Los eventos online, de esta forma, abren la puerta a la celebración de convenciones, conferencias, presentaciones, seminarios o talleres. Incluso se pueden plantear ideas específicas orientadas a promocionar productos o potenciar la imagen de marca, como entrevistas a influencers del sector o mesas redondas en las que participen, demostraciones de productos estrella, sesiones de preguntas y respuestas para resolver dudas de clientes potenciales... Las posibilidades son prácticamente ilimitadas.

La popularización de los eventos online ofrece una oportunidad de oro a múltiples negocios, pues la asistencia no se restringe al ámbito geográfico. No es necesario que una persona se encuentre en una ciudad concreta para poder asistir a un evento online: puede hacerlo desde el otro extremo del mundo. De este modo, empresas de todo tipo pueden dar a conocer su marca y atraer a más audiencia en cualquier lugar.

Además, los eventos online cuentan con múltiples ventajas adicionales, entre las que se encuentra su reducido presupuesto, la limitación de las complicaciones logísticas o las posibilidades de interacción en tiempo real que ofrecen, entre muchas otras.

Sin embargo, organizar un evento online no es tarea sencilla. Comparten algunos fundamentos con la organización de eventos físicos, pero existen requerimentos técnicos y organizativos muy exigentes, y es necesario atenderlos para poder organizar y llevar a cabo un evento online de forma satisfactoria. No se puede organizar un evento online sin disponer de una plataforma apropiada, y es, asimismo, recomendable disponer de herramientas apropiadas para grabar y difundir el mismo a posteriori, o, incluso, traducirlo en directo a distintos idiomas.

Todas estas cuestiones se abordarán en este curso, que introducirá al alumno al protocolo y la organización de eventos en general para, a medida que avance en sus contenidos, profundizar en cuestiones más avanzadas y específicas de este tipo de eventos. De este modo, el alumnado irá adquiriendo todas las competencias necesarias para la organización de eventos online.

Al término de este curso, el alumno:

• Estará familiarizado con los conceptos básicos en materia de protocolo y eventos a nivel general.
• Conocerá los requerimentos técnicos de los eventos online, y dispondrá de las competencias necesarias para hacerles frente.
• Será capaz de organizar, promocionar y llevar a cabo eventos online.

1. El Evento
   1. Introducción al Evento. Concepto
   2. El Perfil del Organizador
   3. Clasificación de Eventos
   4. Organización y Recursos
2. La Planificación
   1. Introducción
   2. Las Fases de un Evento
   3. El Calendario
   4. La Comunicación con los Distintos Actores del Proceso
      1. La comunicación con el cliente
      2. La comunicación con los proveedores
      3. La comunicación con los ponentes
      4. La comunicación con las autoridades asistentes
      5. La comunicación con los participantes
      6. La comunicación con los medios
3. Protocolo Institucional y Ceremonial
   1. La Precedencia
   2. Tratamiento
   3. La Presidencia
   4. El Sitio de Honor
   5. Vexilología
      1. Bandera
      2. Himno
      3. Honores
4. Los Eventos Virtuales
   1. Definición y Tipo de Eventos Virtuales
   2. Los Eventos Híbridos
   3. Ventajas de la Organización de Eventos Virtuales e Híbridos
   4. Organización de un Evento Virtual
   5. Resumen de la unidad
5. Gestión de Audiencias para Eventos Virtuales
   1. Definición de Público Objetivo
      1. Segmentación de la Audiencia
      2. Selección de Canales de Comunicación Adecuados
   2. Creación de Contenido Relevante y Atractivo
      1. Interacción y Comunicación durante el Evento
   3. Resumen de la unidad
6. Marketing y Difusión de Eventos
   1. Creación de una Landing Page
   2. Selección de Keywords
   3. Co-Branding e Influencers
   4. Optimización del Emailing
   5. Promoción en Redes Sociales
   6. Fomentar la Participación y Promoción Activa
   7. Monitorización del Rendimiento de las Campañas Promocionales
7. Plataformas para Organizar un Evento Virtual
   1. Introducción
   2. Grabación y Difusión del Evento
      1. Plataformas de Alojamientos de Vídeos
   3. Plataformas para Crear una Webinar
   4. Software de Gestión y Planificación de Eventos
      1. Herramientas que ofrece un Software de Gestión
      2. Plataformas de Software de Gestión de Eventos
   5. Recopilación de Información
      1. Retroalimentación de los Asistentes
      2. User Experience en Eventos Virtuales
      3. Evaluación de Objetivos
      4. Seguridad y Privacidad
8. Costes de Producción, Presupuesto y Rentabilidad
   1. Introducción
   2. Costes de Producción
   3. Estimación de Ingresos
   4. Presupuesto
      1. Etapas para la realización de un presupuesto
      2. El contenido del presupuesto
      3. Seguimiento y control del presupuesto
      4. Herramientas de control presupuestario
   5. Rentabilidad