Curso Práctico sobre Organización y Dirección de Reuniones de Negocios

La comunicación corporativa ha de ser entendida desde un prisma global, dado que conocer sus claves no solo favorece la proyección de una imagen y de unos valores concretos de cara al exterior, sino que propicia que su capital humano se identifique y se sienta partícipe de ella, convirtiéndose así en principal embajador del carácter identitario que, con cada iniciativa, se está generando. A ello contribuye no solamente aquello que se muestra de forma consciente y explícita, sino también la información no verbal que se aporta y aquella que se ofrece sin una intencionalidad previamente definida e incluso sin ánimo de comunicar. Por tanto, la asunción de esta identidad por parte de quienes la construyen ha de ser tal que sus singularidades se muestren incluso de forma inconsciente; y, para lograrlo, no basta con conocer a fondo el proyecto y los objetivos de la entidad, sino que es preciso creer en su misión y en sus valores, de tal modo que estos se transmitan en cada ocasión.

La tarea diaria de explicar, informar, aconsejar y consultar al capital humano de una empresa se produce, entre otras vías, mediante memorandos y reuniones de trabajo, siendo estas últimas especialmente interesantes, dado que, al favorecer el feedback, pueden constituir un foro primario para sacar a relucir diferentes puntos de vista. Esta "acción social empresarial" implica con frecuencia múltiples dimensiones de interacción y presenta la oportunidad de estimular y estructurar una comunicación adecuada. De ahí que resulte imprescindible conocer las claves para aprovechar al máximo el potencial de este tipo de encuentros.

A través de este Curso Práctico sobre Organización y Dirección de Reuniones de negocios, se examinarán las oportunidades, problemas y normas que comprenden las reuniones internas; se dará cuenta de las pautas a considerar para una dirección eficaz de reuniones, con el propósito de mostrar cómo se pueden satisfacer las necesidades de los asistentes por medio de una dirección justa y equilibrada; y se aludirá a la necesidad de un seguimiento de las acciones derivadas de cada encuentro, a fin de conocer el éxito de aquellas propuestas que se hayan definido y acordado en la reunión.

Asimismo, se explicará la complejidad de favorecer la participación, especialmente desde el punto de vista del asistente, en este tipo de eventos; dificultad que es aplicable a reuniones de estudio del estado de los asuntos que atañen a los distintos departamentos de la entidad, a las relativas a la de toma de decisiones y determinación de políticas, o incluso a las que son puramente informativas.

Las reuniones, como se verá a lo largo del curso, pueden tener una valiosa utilidad práctica, puesto que pueden contribuir a determinar las prioridades a atender cada día. No obstante, si no se encauzan y dirigen adecuadamente, pueden convertirse en una pérdida de esfuerzos y de tiempo. Por tanto, para extraer el mayor beneficio posible de su celebración, es preciso tener presente que la eficacia de este tipo de encuentros depende en cualquier empresa de las actitudes y de las acciones de los participantes, y esto hace imprescindible dotarlas de un tono positivo que parta de una preparación previa exhaustiva, clave para definir claramente los objetivos a lograr y para propiciar que quien dirija la convocatoria la guíe de tal modo que sea factible alcanzar las metas previstas.

A través de este curso se busca que, a su término, el alumno esté capacitado para:

• Usar las técnicas adecuadas para preparar, convocar y desarrollar reuniones productivas y eficaces
• Conducir cualquier reunión, valiéndose de las habilidades sociales y directivas básicas a considerar
• Potenciar la participación activa de los asistentes, al objeto de obtener el mejor resultado a partir de la implicación del grupo

1. Las reuniones: propósitos, características y mitos
   1. Introducción
   2. El propósito de las reuniones
   3. Características de las reuniones
      1. Estructura de las reuniones
      2. Tipos de reuniones
      3. Variables que influyen en una reunión
   4. Mitos sobre la participación
2. Dirigir la reunión
   1. Introducción
   2. La prerreunión
   3. Alcanzar los resultados deseados
   4. Las herramientas para dirigir
   5. El tono de las reuniones
   6. El director
3. Lista de asistentes
   1. Invitados
   2. La reunión secundaria
   3. Evaluar la lista de asistentes
   4. Proponer reducciones
4. Organización de la reunión
   1. Introducción
   2. Los roles en una reunión
   3. Establecer las reglas de la reunión
   4. Crear la participación
5. Preparar reuniones eficaces
   1. Introducción
   2. Consejos para prepararse
   3. Ambiente físico y medios de apoyo
   4. Coordinar agendas
   5. La importancia de la prerreunión
   6. Aspectos importantes de la reunión
   7. Obtener apoyo
   8. Expresar las ideas
   9. Factores de fracaso y éxito de una reunión
6. Gestión del tiempo
   1. Introducción
   2. Enfoque a la acción
   3. Roles y posiciones de los asistentes
   4. Dificultades en el control del tiempo en las reuniones
   5. Definir las prioridades de tiempo
   6. La agenda de la reunión
   7. Limitar la frecuencia en las reuniones
   8. Problemas en una reunión
   9. Afrontar un problema en una reunión
7. El animador de reuniones
   1. Las cualidades del animador
   2. La importancia de la escucha
   3. Seguridad y preparación
   4. Funciones del animador
   5. Mejorar la participación de los asistentes
   6. Medios técnicos
   7. Dinamizar un grupo bloqueado
   8. La asertividad
8. Seguimiento de la reunión
   1. Introducción
   2. Resultados de las reuniones
   3. Acciones posteriores a la reunión
   4. Reuniones de repaso
   5. Delegar tareas
   6. Evaluar la eficacia de una reunión