Curso de Sistemas de Archivo y Clasificación de Documentos

Independientemente de su tamaño y de su actividad, en toda organización se genera una gran cantidad de documentos que es preciso conservar correctamente; no obstante, cada uno de los documentos a almacenar presenta unas particularidades que es preciso tener en cuenta a fin de sistematizar adecuadamente las tareas de gestión documental y permitir su rápida recuperación en el caso de que sea precisa la consulta. No se puede olvidar, en este sentido, que una información bien gestionada resulta vital para múltiples procesos de la empresa, incluidos los ligados a la toma de decisiones. De ahí la necesidad de contar con herramientas específicas que permitan al usuario de los ficheros conocer su historia y las necesidades a las que responde cada uno de los tipos de registro existentes.

En cualquier caso, si bien es cierto que este conocimiento es imprescindible para cualquier profesional de la Archivística, también lo es el hecho de que muchos de los procesos ligados a esta profesión no resultan operativos en el ámbito empresarial. De ahí que sea preciso diseñar modelos de gestión que se adecuen satisfactoriamente a las necesidades de almacenaje y de consulta documental que se pudieran presentar en dicho entorno; y, para ello, el primer paso será realizar una completa auditoría de información.

A lo largo de este curso de Sistemas de Archivo y Clasificación de Documentos, se analizarán algunos de los conceptos fundamentales a tener en cuenta en una empresa, partiendo de la definición de los conceptos ligados a la archivística y de las funciones que estos deben cumplir en la misma. El primer paso, será aportar luz al alumno acerca de algunos puntos clave, como son la ordenación y los sistemas de clasificación de ficheros; y, para hacerlo, se atenderá a los procedimientos habituales en una corporación, entre los que cabe citar la planificación de las funciones a nivel interno y el tratamiento al que se vaya a someter a los documentos.

Una vez que el alumno se haya familiarizado con estos conceptos, se le presentará una propuesta de gestión, de cara a explicar con ella las distintas fases del proceso de constitución de un archivo. Dicha sugerencia puede ser tomada como un protocolo de actuación inicial a seguir, puesto que, si bien es cierto que no existe un modelo único de archivo de empresa, también lo es el hecho de que se habrá de tener en cuenta que la documentación a conservar requiere un tratamiento especializado, acorde con los usos y con los destinatarios que le son propios.

A través de este curso, se busca aportar al alumno las herramientas necesarias para que pueda:

• Determinar las técnicas de archivo más adecuadas para la organización para la que trabaje, atendiendo para ello al tipo de documentación que esta maneje
• Aplicar los sistemas de clasificación, codificación y almacenamiento apropiados para la óptima gestión de la información y documentación disponible

1. El archivo
   1. Definición
   2. Breve reseña histórica
   3. Fases para la agrupación documental
   4. Tipos de archivo
      1. Tipos de documento
      2. Tipos de archivo
   5. El archivo en la empresa
2. Clasificación de los archivos
   1. Introducción
   2. Clasificación alfabética
   3. Clasificación numérica
   4. Clasificación geográfica
   5. Clasificación decimal
   6. Clasificación cronológica
3. Instalaciones y mantenimiento del archivo
   1. Introducción
   2. Medios materiales
   3. Accesorios de conservación
   4. Organización
   5. Mantenimiento de los distintos tipos de archivo